Tietosuojarekisteri – Henkilöstö

Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Espoon Telinetaiturit ry (EsTT) Y-0460107-3
Itätuulenkuja 9, 02100 Espoo
puh. 045-1216536
Toimiston sähköposti: toimisto@espoontelinetaiturit.fi
Yhteyshenkilön sähköposti: toimisto@espoontelinetaiturit.fi

Henkilöstörekisteri

Rekisteröidyt henkilöt
Rekisterissämme käsitellään Espoon Telinetaiturit ry:n työntekijöiden tietoja.
Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus
Rekisterimme käyttötarkoitus on rekisteröityjen työntekijöiden työsuhteisiin liittyvien oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen.

Henkilötietojen käsittely perustuu:

1) Työoikeudelliseen lainsäädäntöön (pakolliset tiedot).
2) Työsopimukseen (sopimukseen perustuvat tiedot)
3) Työntekijän elintärkeään etuun (tietyt terveystiedot, kuten allergiatiedot, pakollinen tiettyjen työtehtävien osalta).
4) Suostumukseen

Käsiteltävät henkilötiedot:

Rekisterissä käsitellään Espoon Telinetaiturit ry:n työntekijöiden henkilö, yhteystietoja, terveystietoja, työsuhdetietoja sekä mahdollisten suostumusten perusteella kuvia, markkinointitietoja sekä harrastustietoja. Tietyissä tilanteissa taloudellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:

• Työntekijän täydellinen nimi (laki)
• Postiosoite (laki)
• Puhelinnumero (laki)
• Henkilötunnus / veronumero (laki)
• Sähköpostiosoite (laki)
• Terveystiedot (laki, mikäli työntekijä vetoaa sairauden tms. mukaisiin taloudellisiin oikeuksiin ja etuisuuksiin, allergiatiedot työsuhteen velvoitteiden toteuttamiseksi)
• Pankkitilinumero (sopimus)
• Harrastustiedot (suostumus)
• Kuvat ja niiden käyttäminen (suostumus)
• EsTT toiminnan ja sen jäsenten toiminnan markkinointi (suostumus)
• Koulutustiedot (suostumus poislukien rekrytointitiedot, joiden peruste on laki / sopimuksen täyttäminen)

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään työntekijältä itseltään tai viranomaisten lakisääteisistä ilmoituksista.

Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu EsTT:n järjestelmiin, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Kyseisiä digitaalisia järjestelmiä ovat:

• Nepton Työteho
• Hoikan Jäsentieto
• palkka.fi
• EsTT Google Drive
• EsTT hallinnoima Office365/SharePoint ja OneDrive
• Henkilöstöprosesseista vastaavien henkilöiden henkilökohtaisesti hallinnoimilla tietokoneilla

Paperiset tulosteet säilytetään lukituissa arkistoissa, joihin pääsy on vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi.

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Tietoja ei luovuteta pääsääntöisesti luovuteta kolmansille osapuolille poislukien lakisääteiset ilmoitukset viranomaisille, vakuutusyhtiöille ja työterveydelle. Tietoja voidaan luovuttaa ulkopuolisille tahoille sopimuksiin liittyvissä prosesseissa. Henkilötiedot säilytetään yhtiön omassa rekisterissä, mutta voidaan luovuttaa myös ulkopuolisen yhteystyökumppanin ylläpitämään henkilöstöhallintojärjestelmään.

Henkilötietoja voidaan siirtää muille rekisterin palveluntarjoajaa vaihdettaessa uudelle järjestelmän ylläpitäjälle. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon ja käsittelijä toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

Palkkahallinnossa voidaan siirtyä myös ulkopuolisen palkkahallinto- ja kirjanpitotoimiston käyttämiseen.

Henkilötietojen säilytysaika

Työlainsäädäntö asettaa eri säilytysaikoja työsuhdetiedoille. Säilytysajat näiden osalta perustuvat lakiin.

Sopimukseen perustuvat tiedot säilytetään sopimuksen voimassaoloajan sekä sen päättymisestä 10 vuotta. (Peruste sopimusvastuut).

Suostumukseen perustuvat tiedot säilytetään suostumuksen peruuttamiseen saakka ja kuitenkin enintään 3 vuotta työsuhteen päättymisestä.

Rekisteröidyn oikeudet:

Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointi- tarkoituksiin sekä vastustaa kuvan käyttämistä. Rekisteröity voi antaa EsTTlle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja. Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:
– saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
– saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat EsTT:n käsittelemät henkilötiedot;
– vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
– vaatia henkilötietojensa poistamista;
– peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
– vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on EsTTn oikeutettu etu;
– saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, EsTT käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti;
– vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. EsTT voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. EsTT voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpakka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojakäytännön mukaisesti.

Pakolliset tiedot

– Täydelliset henkilötiedot (laki)
– Tilinumero (työsopimus)

Seuraus mikäli tietoja ei luovuteta

Työsuhdetta ei voida synnyttää, mikäli pakollisia tietoja ei ole luovutettu.

Tietoja saadaan myös viranomaisilta, vakuutusyhtiöltä ja työterveyshuollolta

Tietojen saanti perustuu lakiin.

Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen: toimisto@espoontelinetaiturit.fi. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen: EsTT ry, PL35, 02101 Espoo

Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä ilmoitus on viimeksi päivitetty (25.05.2018)